O que é alocação de recursos

Saber distribuir os recursos disponíveis de uma forma que aumente a produtividade e otimize a realização das tarefas é um grande desafio para qualquer empresa – e é exatamente disso que se trata a alocação de recursos.

Confira tudo o que você precisa saber sobre esse assunto continuando a leitura deste texto especialmente preparado para ajudar a otimizar a alocação de recursos do seu negócio!

Alocação de recursos: o que é

Alocação de recursos é a destinação ou distribuição dos recursos existentes para objetivos específicos.

Costuma estar muito associada à gestão de projetos, já que cada projeto possui características e necessidades únicas, necessitando, assim, de recursos específicos para a sua concretização.

Em outras palavras, alocação de recursos significa destinar, para cada tarefa, as pessoas certas, os materiais certos, as ferramentas certas, os insumos certos, o tempo certo, o capital certo.

Quando dizemos “certo”, significa que é na quantidade ideal e nas condições ideais.

Assim, a empresa não sofre com a ociosidade nem com a sobrecarga de colaboradores, não existe o risco de materiais e ferramentas serem adquiridos e serem sub ou não utilizados. Da mesma forma, evita-se a inatividade por falta de manutenção ou de falhas em sistemas e equipamentos. O tempo previsto para a execução das atividades é sabiamente planejado, evitando atrasos de cronograma. Por fim, o investimento relativo a cada etapa do projeto é feito da melhor maneira possível, evitando gastos desnecessários.

Podemos concluir, por fim, que a alocação de recursos é uma forma de ajudar a empresa a aproveitar da melhor maneira possível os recursos que já tem, adquirindo apenas o estritamente necessário, e, assim, potencializar sua capacidade de entrega e seus resultados.

Por que a alocação de recursos é importante

A alocação de recursos é importante porque evita desperdício de materiais, ferramentas, insumos, mão de obra, tempo e dinheiro.

Isso, é claro, aumenta a eficiência e a produtividade da organização, bem como sua capacidade de entrega e vantagem competitiva.

Com uma alocação de recursos adequada, a empresa consegue aproveitar da melhor maneira possível o que já tem disponível e, assim, á capaz de aumentar sua performance e otimizar os seus resultados.

Pontos de atenção em relação à alocação de recursos

Existem alguns pontos de atenção que podem sinalizar se a empresa está enfrentando algum problema com a alocação de recursos, ou se ela não está sendo suficientemente otimizada. Entre eles, destacam-se:

Colaboradores

Os colaboradores são uma peça determinante para indicar como anda a alocação de recursos de uma organização. É preciso acompanhar o dia a dia dos profissionais e identificar se alguns estão ociosos e outros sobrecarregados, o que já indica uma falha na alocação de recursos.

Ambos os cenários (tanto a ociosidade quanto a sobrecarga) são prejudiciais para a motivação e performance dos talentos, levando tanto ao esgotamento quanto ao desinteresse e apatia, provocando uma queda de engajamento generalizada.

Falta de alinhamento

Outro problema comum quando a alocação de recursos não é feita de forma otimizada é a falta de alinhamento. A comunicação não flui, os profissionais ou setores envolvidos no projeto não sabem quais são as responsabilidades uns dos outros, quais são os materiais e insumos disponíveis, nem o status atual das tarefas. Ou seja, a empresa perde tempo e recursos devido à falta de alinhamento.

Baixa produtividade

A baixa produtividade pode ser resultado dos dois pontos de atenção acima, como também pode ser decorrente da falta de especialização ou da falta de manutenção e cuidados necessários com alguns recursos específicos.

Nós falamos no início do texto que a alocação de recursos ajuda a evitar a inatividade por falta de manutenção ou de falhas em sistemas e equipamentos.

Isso significa que para a alocação de recursos ser efetiva não basta apenas disponibilizar os recursos, mas é preciso garantir que os mesmos tenham as condições necessárias para fazer o trabalho em questão com o máximo desempenho.

Dessa forma, é preciso que os profissionais tenham as capacitações e especializações necessárias, e que sistemas, equipamentos e todos os materiais que serão utilizados estejam atualizados, com a manutenção em dia e operando perfeitamente.

Processos lentos e complexos

Se a empresa utiliza da melhor forma possível os recursos que já possui, seus processos serão enxutos, ágeis e otimizados, aumentando a capacidade de entrega e a competitividade da organização.

Ou seja, quando os processos estão lentos, complexos, praticamente engessados, tem-se um forte indício de que há algum problema na alocação de recursos.

Tecnologia obsoleta

A tecnologia é fundamental para aumentar a eficiência das organizações, principalmente por meio da automatização de tarefas e otimização de processos.

No entanto, para isso, ela precisa ser atualizada e ser ideal para as necessidades do negócio.

Quando os sistemas estão desatualizados ou quando a tecnologia disponível não está mais conseguindo acompanhar o ritmo e a velocidade de crescimento da empresa, é um sinal de que a TI não está tendo o investimento necessário, ou seja, é um sinal que existem falhas na alocação de recursos.

Como fazer alocação de recursos de forma otimizada

Para fazer a alocação de recursos de forma otimizada, você pode seguir alguns passos principais:

• Entenda exatamente do que se trata o projeto, o que será preciso fazer em cada uma das etapas, quais são as necessidades e os objetivos a serem atingidos.
• Faça um levantamento de todos os recursos que a empresa já possui, para não correr o risco de fazer compras ou contratações desnecessárias.
• Crie um ambiente de trabalho saudável e positivo, estimulando a produtividade e o engajamento da equipe.
• Distribua as tarefas de forma equilibrada e de acordo com as habilidades dos colaboradores, evitando ociosidade e sobrecarga.
• Monitore a alocação de recursos, buscando identificar gargalos e oportunidades de melhoria, a fim de torná-la cada vez mais otimizada!

Esperamos que este texto ajude sua empresa a alocar os recursos da melhor maneira possível. Caso precise de ajuda, inclusive no que diz respeito à gestão de projetos propriamente dita, conte conosco!
Nós ajudamos a desenhar o projeto e acompanhamos todas as etapas, desde a execução até a entrega final. Assumimos projetos de todos os níveis de complexidade, e cuidamos da análise de viabilidade, gestão de riscos, planos de contingência e otimização de processos.

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