A importância do Microsoft Office para as empresas

O Office faz parte do dia a dia da maioria das empresas. Afinal, chega ser até difícil pensar em trabalhar sem Word, Excel ou PowerPoint.

Porém, os benefícios do Microsoft Office não param por aí! Muitos recursos estão disponíveis, e todos têm como principal objetivo facilitar o dia a dia e aumentar a produtividade da organização!
Por essas e outras, o Microsoft Office se tornou fundamental para as empresas, e você pode entender mais sobre o que ele é e qual a sua importância para os negócios, continuando a leitura deste texto!

O que é o Microsoft Office?

O Microsoft Office é uma suíte de aplicativos desenvolvida pela Microsoft, com programas e serviços voltados, principalmente, ao trabalho e aos estudos.

Seu objetivo é, basicamente, aumentar a produtividade e o dinamismo de tarefas do dia a dia.

Para isso, conta com uma série de aplicativos, e nós conheceremos alguns exemplos deles no decorrer do texto. No entanto, gostaríamos de dar um destaque especial para três desses aplicativos, os quais estão presentes desde a primeira versão do Office, lançada em 1988.

Como você deve imaginar, estamos falando sobre o Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint.

Velhos conhecidos, não é mesmo? Ao mesmo tempo em que são intuitivos e fáceis de usar, são frequentemente atualizados e se tornaram fundamentais para o funcionamento de muitas empresas. E não só eles, é claro! Mas a junção das facilidades que eles oferecem, com vários outros programas e recursos que foram sendo adicionados ao Office ao longo dos anos.

Para facilitar o entendimento, precisamos entender um pouco mais sobre as versões do Office. Vamos lá?

Versões do Office

A Microsoft produz várias versões do Office, tentando alinhar as funcionalidades da ferramenta aos objetivos do usuário final. Então, você pode encontrar versões para uso doméstico e pessoal, para instituições de ensino, para empresas grandes e pequenas, enfim… são várias opções.

Até meados de 2013, a forma mais comum de se adquirir o Microsoft Office era a partir de uma licença de compra única. Esse modelo de licença ainda é comercializado e pode ser encontrado inclusive em versões recentes, como o Office 2021.

O fato de ser “compra única” significa que o usuário vai pagar uma vez só e vai adquirir o direito permanente para o uso dos programas do pacote. No entanto, esses programas costumam ser básicos e o usuário não tem direito a atualizações. Ou seja, ele não conta com os recursos incrementais que vão sendo lançados pela Microsoft.

Por todos esses motivos, e também pelo fato de que esse tipo de licença costuma ser válida para apenas um computador, muitas empresas estão aderindo ao Microsoft Office 365, sobre o qual veremos mais detalhes a seguir.

Microsoft Office 365

O Microsoft Office 365 permite que o usuário tenha acesso às ferramentas mais modernas de produtividade lançadas pela Microsoft por meio de uma assinatura, que pode ser mensal ou anual.

Os planos de assinatura podem ser direcionados a diferentes tipos de uso, como doméstico e pessoal, instituições de ensino, entidades sem fins lucrativos e empresas de todos os portes.

Principalmente no que diz respeito às empresas, cada plano conta com suas respectivas funcionalidades e políticas de contrato. Por isso, para fazer a melhor escolha e aproveitar todos os benefícios do Microsoft 365, é fundamental contar com o apoio de uma empresa parceira da Microsoft, como é caso da NTI Soluções Tecnológicas.

De forma geral, além dos tradicionais aplicativos do Office, o Microsoft 365 também provê espaço de armazenamento online adicional e recursos de nuvem, permitindo o acesso a arquivos de qualquer lugar, em qualquer horário, além de colaboração em tempo real.

Vale ressaltar, ainda, que a assinatura contempla as atualizações de segurança e os recursos mais recentes.

Exemplos de aplicativos do Microsoft 365

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o que é o Microsoft 365, vamos conhecer alguns exemplos de aplicativos que fazem parte dessa licença, além dos tradicionais:

• Teams: Talvez você conheça o Teams como uma ferramenta para fazer reuniões online. Mas ele é muito mais do que isso! É uma verdadeira plataforma de colaboração e de gestão de tarefas e projetos! Ele permite a criação de equipes, a atribuição de atividades e processos, bem como a priorização de entregas, em um modelo de funcionamento similar ao Kanban. Além disso, qualquer colaborador pode ser acionado por meio de um chat, o que torna a comunicação interna muito mais ágil.

• Yammer: Yammer é uma rede social interna, que possibilita a interação entre todos os colaboradores de uma empresa, representando uma ótima oportunidade de fortalecer a cultura organizacional, aumentar o senso de pertencimento e o engajamento.

• OneDrive: Com o OneDrive os colaboradores podem utilizar a nuvem para armazenar e compartilhar os seus documentos, com segurança, praticidade e agilidade.

• Skype for Business: Esse aplicativo é usado, principalmente, para a realização de chamadas de voz, reuniões e treinamentos.

Afinal, por que o Microsoft Office 365 é tão importante para as empresas?

O Microsoft 365 é importantíssimo para as empresas porque possui aplicativos que facilitam o dia a dia da organização, alavancando a produtividade e, consequentemente, os resultados.

Além disso, enquanto a assinatura estiver ativa, o usuário será contemplado com todas as atualizações realizadas pela Microsoft, ou seja, terá sempre em mãos os recursos mais modernos para potencializar o crescimento do negócio.

Apenas esses já são motivos suficientes para demonstrar a importância do Microsoft Office 365. Mas, mesmo assim, vamos citar abaixo mais algumas justificativas:

Colaboração

Com o Microsoft Office 365 a colaboração aumenta devido a dois fatores principais: o fato de possuir um aplicativo que permite conversas instantâneas via chat, além de facilitar a gestão de tarefas e processos; e o fato dos documentos poderem ser acessados via nuvem, ou seja, os colaboradores podem trabalhar no mesmo arquivo ao mesmo tempo, independentemente de onde estiverem.

Mobilidade

Como os arquivos podem ser armazenados na nuvem, os profissionais podem acessá-los de qualquer lugar e continuar trabalhando neles, como se estivessem no escritório.

Isso facilita, é claro, o trabalho remoto e as viagens à negócio.

Além disso, a empresa nunca mais passará por aquele aperto que é precisar de um documento que alguém tem salvo no computador, justamente quando essa pessoa está em horário de almoço, em férias ou de atestado.

Também não vai mais sofrer com arquivos corrompidos ou versões desatualizadas… afinal, está tudo na nuvem!

Produtividade

Além de contribuir para a produtividade das tarefas diárias de um negócio, o Microsoft Office 365 também fornece insights para aperfeiçoar a gestão de projetos e para otimizar todo o fluxo de trabalho da organização.

Agora que ficou evidente a importância do Microsoft Office para as empresas, fica a pergunta: será que não está na hora de levar todos esses benefícios para o seu negócio?

Nós acreditamos que sim! Afinal, sua empresa merece as melhores ferramentas de trabalho para alcançar os melhores resultados.

Conte com a NTI para escolher e implementar a licença Microsoft ideal para o seu negócio e usufruir das melhores soluções e benefícios! Entre em contato conosco agora mesmo!

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