O que é Shadow IT: tudo que você precisa saber sobre esse assunto!

Toda empresa lida com informações de grande relevância para suas operações. Por esse motivo, é preciso fazer uso de tecnologia que garanta a segurança desses dados.

O problema é que existem algumas práticas que os colaboradores podem adotar sem que o gestor ou o setor de TI tenham conhecimento: é o que chamamos de Shadow IT.

Mas, o que exatamente é isso? Shadow IT é um termo utilizado para designar qualquer recurso tecnológico que o departamento de TI não tenha aprovado, mas que mesmo assim é usado nos processos de negócios.

Como o setor de TI da empresa não possui conhecimento sobre seu uso, não fornece suporte, manutenção nem atualização para ele.

Isso, é claro, traz inúmeros riscos para a organização. Entenda mais sobre Shadow IT continuando a leitura deste texto que preparamos para você.

Entenda o que é Shadow IT

Shadow IT pode ser interpretado como TI invisível e faz muito sentido, afinal, o termo é utilizado para designar software, dispositivos, serviços, enfim, quaisquer recursos tecnológicos utilizados sem que a área de TI tenha conhecimento.

Em termos simples, não é porque determinada tecnologia está sendo utilizada que pode ser considerada Shadow IT, mas se ela é utilizada sem o conhecimento e autorização, isso sim, é o que caracteriza Shadow IT.

Ou seja, esse termo é empregado para designar o comportamento de utilizar tecnologia sem o aval da área responsável.

Mas, por que algum colaborador faria uso de determinada tecnologia sem que a área de TI desse consentimento para isso?

Muitas vezes, os colaboradores estão apenas em busca de mais autonomia e produtividade para a realização de suas atividades. Pode ser que achem que não é necessário “incomodar a TI”, já que podem “resolver” a situação de forma rápida. Ou, ainda, pode ser que nem sequer tenham consciência dos riscos aos quais estão expondo a organização ao adotarem esse comportamento.

Ou seja, as intenções costumam ser boas, mas, mesmo assim, trazem inúmeros prejuízos.

Por que Shadow IT está se tornando cada vez mais presente nas empresas?

Quando falamos em empresas, principalmente as de pequeno e médio porte, vemos que a infraestrutura de TI muitas vezes não consegue atender às demandas dos setores de forma plena.

Como Shadow IT oferece soluções mais rápidas, principalmente devido à utilização de software em nuvem, ele tem se tornado algo similar a uma válvula de escape, já que atende a tais demandas sem grandes complicações.

Quais são os riscos que Shadow IT traz para as empresas?

Toda empresa, independentemente do seu porte, lida com dados de grande importância, como sua receita, lucros, quantitativo de vendas, informações dos clientes e dos fornecedores, entre outros.

Esses dados são de fundamental importância para seu bom funcionamento e entendimento de como se encontra a parte financeira.

Além disso, a empresa lida com dados de colaboradores e clientes, dados que precisam estar protegidos, inclusive para garantir compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Afinal, qual cliente gostaria de saber que suas informações pessoais não foram armazenadas com segurança e acabaram caindo em mãos erradas?

A questão da segurança dos dados para as empresas é algo de importância gigantesca e que não pode ser deixada de lado. É por esse motivo que existem requisitos de segurança e regras que essas empresas impõem aos seus colaboradores.

Por meio disso é que se busca oferecer a segurança necessária para que esses dados não sejam roubados e utilizados por terceiros.

Mas, quando os profissionais que atuam em determinado setor da empresa não obedecem às regras nem seguem os requisitos pré-estabelecidos, acabam colocando em risco toda a segurança ali empregada.

Confira a seguir alguns dos principais riscos na adoção do Shadow IT:

Falha na segurança e conectividade

Para fazer uso dessa prática os colaboradores irão instalar algum software sem que tenham a devida autorização para tal.

Geralmente, antes da empresa dar essa autorização ela realiza um período de testes com o intuito de verificar sua segurança e nível de confiabilidade.

Após passar por esse período, o software testado pode ou não ter autorização para ser instalado.

Entretanto, quando essa regra não é seguida, toda a segurança dos dados da empresa pode ser quebrada. Além disso, a conectividade também pode apresentar falhas por conta da instalação no sistema sem a devida autorização.

Efeito cascata

Quando os colaboradores conhecem as práticas de Shadow IT empregadas por outros profissionais/setores, eles também sentem essa liberdade e passam a buscar – e utilizar – soluções que consideram mais adequadas às suas necessidades.

Quando essa prática se populariza na empresa, os riscos de segurança se tornam muito elevados.

Redução do investimento em TI

As aquisições associadas à Shadow IT geralmente acontecem por fora do orçamento de TI, retirando investimentos do setor. Além disso, justamente devido à falta de conhecimento, é comum que tais aquisições sejam redundantes ou, até mesmo, duplicadas, trazendo ainda mais prejuízos financeiros para a organização.

Pontos de entrada da TI invisível

A TI invisível não é tão simples de identificar. Muitas vezes, existem alguns sinais de que ela está sendo utilizada na empresa, mas para ter certeza é preciso fazer uma auditoria de TI.

Existem alguns pontos de entrada que são utilizados com frequência e os principais deles estão listados a seguir:

• Software: instalação de programas não autorizados;
• Nuvem: compartilhamento de dados e arquivos por meio de soluções desconhecidas da TI;
• Hardware: aquisição e utilização por conta própria de dispositivos e equipamentos, na tentativa de dar um “upgrade” na máquina ou equipamento de trabalho;
• Macros: até as macros feitas em Excel podem se tornar um risco à segurança do negócio se forem configuradas de maneira inadequada.

Como lidar com a Shadow IT

Para conseguir identificar se a TI invisível está sendo utilizada, é preciso fazer uma auditoria de TI.

Sem esse passo é praticamente impossível detectar a Shadow IT em sua infraestrutura.

No entanto, apenas a palavra “auditoria” já pode assustar os colaboradores e fazer com que procurem esconder ainda mais o que já é “invisível”.

Portanto, é preciso tratar essa auditoria como uma conversa. Conversar com cada departamento e entender quais são os recursos tecnológicos que eles utilizam para a execução do seu trabalho no dia a dia.

Se forem detectados recursos que configuram a prática de Shadow IT, é importante entender o porquê tais ferramentas são consideradas eficazes, quais são as facilidades agregadas por elas.

Após esse entendimento, é preciso analisar a possibilidade de trazer tais recursos para a formalidade e/ou encontrar ferramentas similares, mas que apresentem mais segurança.

Durante todo esse processo, três pontos são fundamentais:

• 01 – É imprescindível que as necessidades do negócio sejam alinhadas ao setor de TI. Ou seja, a TI deve ouvir as necessidades dos colaboradores e buscar soluções que as atendam sem que, para isso, seja colocada em risco a segurança cibernética e a disponibilidade dos dados. Isso significa que a TI não pode sair “negando” todos os pedidos ou “punindo” quem tenta encontrar novas alternativas. É preciso manter as portas abertas para esse alinhamento constante entre necessidades e ferramentas disponíveis no mercado, até porque isso faz parte da atuação estratégica do setor se TI.

• 02 – É fundamental conscientizar os colaboradores sobre os riscos aos quais eles expõem a empresa ao aderir a práticas de Shadow IT. Muitas vezes eles simplesmente não sabem. Assim, o setor de TI precisa explicar que, ao fazer uso de um recurso tecnológico não autorizado, o profissional pode estar abrindo a porta da empresa para:
  • Vazamento de informações;
  • Ataques de malware;
  • Prejuízos financeiros;
  • Gargalos na comunicação interna;
  • Desencontro de informações;
  • Falhas nas manutenções e atualizações;
  • Insegurança cibernética;
  • Falta de conformidade com legislações (como LGPD);
  • Problemas em auditorias e pagamento de multas;
  • Danos à imagem da empresa.

• 03 – Feito isso, algumas ações precisam ser tomadas, como as listadas a seguir:
  • Monitorar a rede com o intuito de detectar mais rapidamente a prática do Shadow IT;
  • Adotar ferramentas que contribuam para o gerenciamento dos ativos e do licenciamento de software;
  • Aprimorar as soluções que já são utilizadas na infraestrutura da empresa;
  • Optar por soluções que tenham um bom custo-benefício e segurança;
  • Trazer para a formalidade as soluções paralelas que apresentam um bom resultado e que são seguras;
  • Deixar claro a todos os profissionais a forma mais adequada de utilização da infraestrutura.

A empresa realmente deve encarar esse problema?

Os cuidados com a segurança das informações que transitam no interior de uma empresa jamais devem ser negligenciados.

Os riscos são muito altos ao deixar essa questão de lado ou não dar a devida importância. É por esse motivo que toda empresa, independentemente do seu porte, precisa ter muita atenção e cuidado com a TI invisível.

É preciso que os responsáveis pela área de TI tenham conhecimento das práticas que estão sendo adotadas sem a devida autorização.

Ao conhecê-las, os responsáveis devem conversar com os colaboradores com o intuito de entender como tais ferramentas estão sendo utilizadas e o porquê.

De posse desse conhecimento, os responsáveis pelo setor de TI conseguem entender quais os serviços e as aplicações que podem fazer parte da infraestrutura da empresa.

Mas não apenas isso, pois eles também devem conscientizar a todos os colaboradores quanto a política de segurança que a empresa possui.

Também devem esclarecer quais as consequências que podem ser ocasionadas por não seguir tais regras.

Minimize a Shadow IT com uma gestão de ativos completa e estratégica

Você viu que Shadow IT é uma prática que pode colocar em risco a segurança de informações muito importantes para a empresa.

No entanto, ela costuma ser introduzida nas empresas por profissionais que estão buscando maneiras de melhorar sua performance.

Não limite a busca por melhoria contínua desses talentos, mas dê a eles a infraestrutura de TI de que necessitam!

Para isso, mantenha os interesses deles alinhados aos recursos tecnológicos do negócio e conte com uma gestão de ativos completa e estratégica, capaz de trazer para a sua empresa as soluções com o melhor custo-benefício e fazer um monitoramento completo da infraestrutura de TI!
Entre em contato conosco agora mesmo e saiba como podemos ajudar a sua empresa a minimizar a Shadow IT e aumentar a performance!

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