Como fazer uma boa gestão de projetos de TI?

A tecnologia avança todos os dias em direção a lugares que nunca antes imaginamos. Ela transforma a vida da sociedade em todas as suas camadas e estar alinhado a essas tendências e mudanças repentinas é fator determinante para sobrevivência de qualquer negócio, seja ele de pequeno ou grande porte.

Segundo uma pesquisa recente realizada pelo Sebrae em parceria com a Fundação Getúlio Vargas, o investimento em tecnologia está diretamente relacionado ao crescimento corporativo.

Outro estudo, realizado pela Deloitte, aponta que há uma ascendência de investimentos em tecnologia no que se refere às plataformas ligadas a ferramentas de gestão (96%); gestão de dados (95%); segurança digital (95%); customer marketing (81%); entre outras.

A gestão de projetos que envolvem a área tecnológica das empresas é assunto de debate até mesmo entre CEOs.

Afinal, como gerir uma área que está em constante movimento e evolução? Com um piscar de olhos, tudo muda, e poderá ser adaptado.

O segredo, já adiantamos para você, é a forte orientação por ferramenta + estratégia.

Neste artigo, você vai conhecer e se aprofundar sobre as práticas necessárias que contribuem para a gestão de projetos de TI nas empresas e como você, como gestor, pode aplicá-las dentro do seu negócio.

O que é gestão de projetos de TI?

Antes de tudo, fazemos entender o real significado de gestão de projetos de TI. O termo pode parecer algo diferente, mas é muito provável que sua empresa já faça isso, nem que seja em pequena escala.

Uma gestão de projetos de TI é caracterizada por todas as práticas e estratégias que são aplicadas para garantir o andamento e a viabilidade dos processos de trabalho de TI e para assegurar que eles estejam alinhados ao cronograma e aos objetivos da organização.

Em sua essência, a boa gestão de projetos relacionados à área de TI é praticamente idêntica à de outros setores de trabalho. O que o gestor precisa fazer, de forma geral, é supervisionar o escopo, os recursos, os prazos e o orçamento do projeto, para que assim ele seja desenvolvido e realizado com qualidade.

A diferença entre a gestão de projetos da área de TI em relação aos outros setores de uma empresa está principalmente na natureza técnica e também na velocidade de execução das etapas dos projetos.

Em determinados projetos ou empresas, muitas vezes o conhecimento técnico é tão específico e complexo que se vê necessária a contratação de engenheiros especializadas ou de outras empresas terceirizadas para que seja aplicado o que está descrito no projeto.

É importante destacarmos que a velocidade que os projetos de TI exigem para se manterem competitivos também é um fator que contribui para o aparecimento de novas metodologias e tecnologias de gestão. Dentro de um mercado tão competitivo, muitas vezes a agilidade é tão ou mais importante do que a qualidade.

O profissional por trás da gestão de projetos deve ser altamente organizado e disciplinado, alguém em quem as pessoas se inspirem e confiem, que seja um exímio comunicador e que tenha um espírito de liderança avassalador.

Sendo assim, para se destacar como um gestor de projetos de TI competente, é preciso, antes de tudo, ser um bom exemplo de gestor e líder de equipes de forma geral. Além disso, estar habituado com mudanças constantes traz um grande diferencial para o trabalho.

O que um gestor de projetos de TI faz?

Um gestor de projetos de TI possui várias responsabilidades. Entre as mais importantes, estão a organização, o planejamento, a alocação de recursos, a criação de orçamentos e, claro, a execução bem-sucedida das metas que o setor de TI e a empresa em geral possui.

Os projetos de TI, em sua maioria, podem incluir:

• Processo de instalação de hardware;
• Atualizações de redes;
• Migração para serviços de computação em nuvem;
• Projetos que envolvem a análise de negócios e gerenciamento de dados da empresa;
• Desenvolvimento de softwares e aplicativos; e
• Outros serviços que abrangem a TI.

Os gestores de projetos de TI podem atuar com diversas equipes de trabalho dentro de uma mesma empresa, sendo, na maioria das vezes, os responsáveis diretos por tudo que envolve:

• Redes (firewalls e conexão);
• Hardwares (sistemas operacionais e plataformas) e softwares;
• Gestão de serviços (contratos, compras, reparos e suporte);
• Dados e análises que envolvem performance digital; e
• Segurança de dados e informações.

Como fazer uma gestão de projetos de TI com qualidade?

Vamos considerar aqui que existam 5 fases a serem executadas dentro do que consideramos como “gestão de projetos”. Essas fases representam o ciclo de vida de todo o trabalho, em todos os seus campos de atuação.

Como um gestor de projetos, você deve considerar todas elas para realizar desde as tarefas mais simples até as mais complexas. As 5 fases são:

Fase 1: Iniciação

Essa é a parte que você irá determinar se há necessidade real de realizar o projeto ou não, e caso realmente seja considerado necessário, será o momento de analisar se há viabilidade para colocá-lo em prática e se, de fato, o projeto será interessante para a empresa como um todo.

Fase 2: Planejamento

A fase de planejamento é construída a partir da visão e esforços da gestão de TI juntamente com a equipe envolvida.

O planejamento do projeto inclui a definição de prazos e orçamentos, a identificação de riscos e a criação de objetivos claros para o que você deseja alcançar.

Construa um modelo de planejamento padrão para que você possa utilizar sempre. Lembre-se que essa etapa é flexível e pode ser revisada várias vezes durante o andamento do projeto.

Fase 3: Execução

Chegou a hora de tirar o projeto do papel! Essa fase é definitiva para todas as entregas do projeto. O papel dos gestores é delegar todas as tarefas e manter a comunicação sempre aberta entre todos os profissionais envolvidos.

É preciso manter todos os colaboradores em sintonia e cientes do quê, quando, como e o porquê fazer.

Pode ser também que seja necessária uma revisão do planejamento durante essa fase de execução, visto que projetos de TI geralmente sofrem algumas alterações no meio do caminho. Como dito anteriormente, o gestor de TI deve estar preparado para mudanças constantes.

Fase 4: Controle e Monitoramento

Como o próprio nome sugere, essa fase tem o objetivo de monitorar a evolução do projeto e, para isso, deve ser baseada em indicadores-chave de desempenho.

Ela oferece um controle quase que em tempo real sobre o andamento das ações, além de outros detalhes, como o custo das operações, prazos de entrega, qualidade das entregas, riscos, etc.

Se o projeto não está andando de acordo com o esperado, este é o momento de rever o planejamento e criar novas estratégias.

Fase 5: Encerramento

O encerramento significa que a implantação do projeto foi concluída com sucesso e que agora ela passará a fazer parte das operações da empresa.

É importante que a equipe de TI reserve um tempo para revisão e feedback do que que foi aprendido e captado durante todo o processo.

Essa é a hora de definir tudo que deu certo e o que deu errado no projeto e o que pode ser aproveitado no futuro. A fase de encerramento é crucial. É dela que vão sair, por exemplo, ensinamentos e práticas que serão demonstradas em treinamentos da empresa. Aproveite esse momento para revisar seu método de gestão e aprimorar suas práticas.

Metodologias para Gestão de Projetos de TI

Existem métodos de gestão pré-definidos que certamente vão auxiliar a sua empresa na execução e desenvolvimento dos projetos de TI.

Como estamos falando de uma área que está em constante evolução, métodos de gestão de projetos que sejam flexíveis para mudanças são os mais adequados, como por exemplo, a Metodologia Ágil, Scrum, Lean e Kanban.

Procure qual metodologia melhor se encaixa para você e sua equipe de trabalho. O importante é que, uma vez escolhida, você não mude de metodologia no meio do caminho.

Revolucione a gestão de projetos de TI da sua empresa!

Este universo da gestão de projetos de TI está repleto de tendências interessantes e mudanças repentinas.

Digamos que essa seja a “dor e a delícia” de se trabalhar com tecnologia. Às vezes, um projeto está avançando em um território que jamais foi explorado por você e sua equipe e, quando algo dá errado, fica complicado de se diagnosticar.

É por isso que existem as metodologias de projeto que apresentamos aqui, para facilitar o trabalho e dar sentido a ele. Não há problema em cometer erros.

Aprenda com eles e fortaleça sua equipe com treinamentos.

Sendo assim, abrace os desafios e os erros cometidos como experiências de aprendizado que vão ajudar toda a equipe a evoluir e o negócio a se tornar mais eficiente.

Mas, calma! Nós sabemos que não é fácil assumir a responsabilidade pela gestão de projetos de TI de uma empresa, afinal, são vários detalhes técnicos e iterações que podem exigir muito esforço e recursos!

Então, uma ótima prática é contar com a ajuda de profissionais especializados! Nós da NTI ajudamos a sua empresa a desenhar o projeto e acompanhamos todas as etapas, desde a execução até a entrega final.

Assumimos projetos de todos os níveis de complexidade, e cuidamos da análise de viabilidade, gestão de riscos, planos de contingência e otimização de processos.

Fale conosco agora mesmo e veja como podemos te ajudar!
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