Motivos para usar o Microsoft Teams

Motivos para usar o Microsoft Teams: O Microsoft Teams é uma das plataformas mais utilizadas do mercado, pois é uma grande facilitadora da comunicação e da colaboração empresarial, trazendo diversas funcionalidades e benefícios para o negócio.

Se você quer melhorar a comunicação, a colaboração e a produtividade na sua empresa, confira neste artigo um pouco mais sobre esse excelente software de trabalho virtual, que impulsiona o mercado e facilita a vida de milhares de pessoas pelo mundo. Nos tópicos a seguir, explicaremos o que é a plataforma, como ela funciona, as vantagens que traz para as empresas, entre outros.

O que é Microsoft Teams

Microsoft Teams é um software oferecido pela Microsoft, como parte do Microsoft Office 365, muito utilizado em todo o mundo. Seu objetivo é auxiliar na comunicação e colaboração empresarial.

É uma ferramenta bastante útil para o trabalho virtual, possuindo módulos e recursos de reuniões, chats, chamadas de vídeo, aplicativos de gerenciamento de projetos, entre outros recursos.

Segundo a própria Microsoft, a plataforma pode ser entendida como um “espaço de trabalho baseado em chat que integra todas as pessoas, os conteúdos e as ferramentas que a sua equipe precisa para melhorar o seu engajamento e ser mais eficaz”.

Ao falar sobre Microsoft Teams, é importante considerar o quanto ele contribui para a redução de custos e para a otimização do tempo. Afinal, ao facilitar a comunicação e a colaboração, ele acaba organizando todo o fluxo de trabalho e alavancando a produtividade das equipes e da empresa de forma geral.

Como funciona o Microsoft Teams

Podemos dizer, de uma forma geral, que o Microsoft Teams funciona como se fosse um verdadeiro escritório dentro do seu computador, ou seja, ele pode ser entendido como um ambiente de trabalho virtual.

Desse modo, a plataforma coloca à disposição as principais funções que existiriam em um escritório físico, como organizar reuniões, compartilhar arquivos, programar agenda, gerir projetos, criar tarefas, entre outras coisas.

Para facilitar a comunicação e a colaboração, os usuários podem criar diferentes canais dentro do Microsoft Teams, um para a equipe, um para um projeto específico, etc. Os canais contam, basicamente, com calendário, espaço para armazenamento de arquivos e área para conversas em grupo.

Quais são as vantagens de utilizá-lo na empresa?

São muitas as vantagens de se utilizar o Microsoft Teams, principalmente devido ao aumento de agilidade, colaboração e produtividade. A seguir, listamos algumas das vantagens que esse excelente software pode proporcionar para o seu ambiente de trabalho.

• Diversos recursos durante as chamadas: como sabemos, as reuniões à distância são bem diferentes das reuniões presenciais. Entretanto, com os diversos recursos que o Microsoft Teams oferece, os eventos se tornam muito mais dinâmicos e envolventes. Opções de relatórios para os administradores das chamadas, possibilidade de levantar a mão, entre outros itens, são bem interessantes.
• Atende necessidades de empresas de todos os portes: a integração de outros aplicativos da Microsoft, como Word, Excel e PowerPoint é algo que facilita imensamente o trabalho de pequenas, médias e grandes empresas. Além disso, o Teams possui recursos específicos de acordo com o porte da organização, como a possibilidade de criar reuniões para um grande volume de colaboradores.
• Arquivos na nuvem: quando pensamos em subir um arquivo no Microsoft Teams, devemos saber que esses arquivos ficam armazenados na cloud computing da Microsoft. Portanto, as empresas não correm o risco de perder arquivos e podem, ainda, gravar reuniões para consultas futuras.
• Segurança: o Microsoft Teams é uma plataforma bastante segura, assim como tudo o que diz respeito à Microsoft, afinal, a companhia investe muito nesse quesito e faz atualizações constantemente. As informações das contas são armazenadas por meio de autenticação multifatorial, uma tecnologia bastante robusta.

Então, como vimos, o Microsoft Teams traz inúmeros benefícios para empresas, independentemente de seus tamanhos. Por meio dele, todo o trabalho pode acontecer de maneira segura, prática e bastante produtiva. É um software que vem ganhando bastante mercado, principalmente por conta do momento que passamos, com o trabalho remoto ou híbrido se tornando cada vez mais comuns.

Quais as funções do Microsoft Teams

Por ser um software bastante completo e com inúmeras funcionalidades, consegue se adequar a qualquer ambiente de trabalho, sempre trazendo melhorias e facilidades para os colaboradores.

A seguir, passaremos uma lista com alguns exemplos de funcionalidades bastante interessantes da plataforma. Funcionalidades essas que ajudam e melhoram o dia a dia dos usuários. Confira!

• Criação de hub de trabalho: com a plataforma Teams, o desenvolvimento de projetos pode acontecer de maneira bastante produtiva, com a opção de criar um hub de trabalho em equipe, para melhor organização.
• Criação de equipes de trabalho: os responsáveis podem criar equipes, definir descrições e permissões para seus membros. Além disso, a qualquer momento os integrantes podem se comunicar uns com os outros.
• Opções de levantar a mão nas reuniões: caso o usuário esteja em uma reunião e tenha necessidade de realizar alguma pergunta ou pedir a palavra, existe a função de levantar a mão e sinalizar aos demais o pedido de comunicação. 
• Plataforma personalizável e integrável: com os anos de melhorias e atualizações, o Microsoft Teams consegue ser um ambiente bastante customizável e com diversas opções de integração com aplicativos terceiros.
• Upload de arquivos na nuvem: dentro da plataforma, o usuário consegue realizar o upload de diversos formatos de arquivos para a sua equipe, melhorando e facilitando a divulgação dos mesmos. Além disso, não sobrecarrega sua máquina.
• Opção de bots: a plataforma disponibiliza a função bots, a fim de facilitar ainda mais o dia a dia dos usuários. Esses bots funcionam respondendo perguntas básicas, realizando buscas, entre outros detalhes. É uma funcionalidade que vale a pena implementar para a sua equipe.
• Cenários virtuais: a utilização de cenários virtuais para usuários que estão em reunião é bastante útil e facilita a vida de muita gente, principalmente de quem não possui um escritório formal em casa. Com a opção dos cenários virtuais, você pode customizar isso e padronizar para todas as reuniões.

Em quais plataformas está disponível o Microsoft Teams?

Por ser um software de uso diário e que atrai milhares de usuários pelo mundo todo, ele está disponível em diversas plataformas.

Você pode encontrar o Microsoft Teams tanto no computador, por meio de um aplicativo disponibilizado pela Microsoft, ou então, via web no site da empresa.

Para celulares, você encontra o Microsoft Teams tanto em iOS quanto em Android, sendo bastante prático de instalar e utilizar. Como muitas pessoas precisam dessa mobilidade em relação ao trabalho, a opção no celular facilita bastante a vida do usuário.

No celular, você pode programar notificações de chamados e tarefas, alertas de reuniões, mensagens privadas ou em grupo, entre outras inúmeras funcionalidades. Independentemente da plataforma na qual você irá utilizar o Teams, sua utilização se torna bem prática e bastante customizável.

Como implementá-lo no negócio?

Estando a par de suas funcionalidades e entendendo as facilidades que a ferramenta traz para qualquer negócio, é a hora de colocar a mão na massa e trazer isso para a realidade.

De maneira geral, por ter uma integração completa com o Office 365, é um facilitador tremendo para quem faz o uso das ferramentas da Microsoft. Nesse ponto, pode inclusive diminuir custos e agilizar processos internos da sua empresa, além de tornar tudo on-line, na nuvem.

Apesar de estar disponível de forma gratuita em uma versão básica, para as empresas acaba sendo realmente mais vantajoso aproveitar os recursos avançados e, para isso, é preciso utilizar o Teams como parte do Microsoft 365.

Dessa forma, há a necessidade de fazer uma assinatura do Microsoft Office 365. São várias opções de planos existentes e, para saber qual é melhor para a sua empresa, é fundamental contar com o apoio de uma empresa especializada em soluções de TI, como a NTI.

Entre em contato conosco agora mesmo e descubra a melhor forma de inserir esse poderoso aliado da colaboração e comunicação empresarial em seu negócio!

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